O novo sistema de pagamentos da reforma tributária aproxima o documento fiscal, a liquidação financeira e a apuração do IBS e da CBS em um mesmo fluxo. Portanto, as obrigações contábeis criadas pelo novo sistema de pagamentos já exigem da empresa disciplina de cadastro, conciliação e evidência — mesmo enquanto a implementação do split payment permanece gradual e depende dos atos conjuntos da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS.
Além disso, a Lei Complementar nº 214/2025, já alterada pela Lei Complementar nº 227/2026, os atos conjuntos da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS e as notas técnicas de documentos fiscais eletrônicos transformaram a rotina do contador. Consequentemente, informar corretamente CBS e IBS nos documentos em que essas informações forem exigíveis, utilizar a classificação tributária adequada e preparar a vinculação entre operação e transação de pagamento passam a integrar o processo de adaptação.
No entanto, nem todo procedimento descrito neste conteúdo constitui uma nova obrigação acessória prevista em lei. Parte corresponde a obrigações fiscais e documentais e parte representa controles contábeis e financeiros necessários para conciliar o novo fluxo. Dessa forma, a Valora Consultoria organiza este guia para traduzir a norma em rotina operacional, sem prometer datas rígidas que o próprio modelo trata como implementação gradual.
O que o novo sistema de pagamentos realmente muda na contabilidade
Em muitas operações do sistema atual, a empresa recebe o valor da venda e recolhe determinados tributos em data posterior. No entanto, o split payment previsto nos artigos 31 a 35 da LC nº 214/2025 determina que os prestadores de serviços de pagamento eletrônico e as instituições operadoras de sistemas de pagamento segreguem e recolham IBS e CBS no momento da liquidação financeira das transações abrangidas pelo mecanismo.
Assim, quando o split payment for aplicado, o fornecedor recebe o valor remanescente depois da segregação. Os controles contábeis e financeiros precisam permitir a conciliação entre o valor da operação, o IBS e a CBS segregados, o valor efetivamente recebido e a apuração tributária.
Por outro lado, a legislação determina que a implementação do split payment seja gradual e permite que ato conjunto do Comitê Gestor do IBS e da Receita Federal estabeleça hipóteses de utilização facultativa. Portanto, não existe uma regra geral que permita afirmar que todo o mecanismo estará disponível exclusivamente no segundo semestre de 2027, de forma facultativa e apenas para operações B2B.
Consequentemente, as obrigações e adaptações relacionadas ao novo sistema começam agora no cadastro, nos documentos fiscais, nos sistemas e nos controles internos, enquanto a aplicação financeira do split payment seguirá o cronograma dos atos de implementação.
Ademais, o ano de 2026 permanece como fase de teste, com CBS de 0,9% e IBS de 0,1%. A Lei Complementar nº 214/2025 dispensa o recolhimento desses valores em 2026 para os sujeitos passivos que cumprirem as obrigações acessórias previstas na legislação. Consequentemente, documentos e informações fiscais de 2026 precisam ser tratados conforme o cronograma e as regras aplicáveis a cada contribuinte e documento fiscal.
Obrigações contábeis criadas pelo novo sistema de pagamentos no documento fiscal
Primeiro, a empresa precisa observar os cronogramas de emissão e os leiautes aplicáveis à NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e e aos demais documentos fiscais abrangidos pela regulamentação. As informações de IBS e CBS devem ser prestadas conforme as regras, datas de obrigatoriedade e leiautes específicos de cada documento e regime.
Depois, CST-IBS/CBS, código de classificação tributária (cClassTrib) e demais informações fiscais precisam ser coerentes com a operação, o cadastro do item ou serviço e o tratamento tributário aplicável. Assim, o documento eletrônico registra corretamente os valores que poderão ser utilizados no processo de apuração e, quando aplicável, no split payment.
Campos que o razão e o ERP não podem mais ignorar
Por exemplo, a Nota Técnica 2025.002 da NF-e/NFC-e estruturou informações relacionadas ao IBS e à CBS, enquanto o Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4, de 30 de julho de 2026, estabeleceu cronogramas de obrigatoriedade para diversos documentos fiscais eletrônicos.
Além disso, o Ato Técnico Conjunto RFB/CGIBS nº 1, de 31 de julho de 2026, aprovou e ratificou documentação técnica dos documentos fiscais. Em paralelo, regras de validação foram flexibilizadas para evitar a rejeição automática de diversos documentos pela ausência das informações de CBS e IBS.
Portanto, a ausência de rejeição automática não significa, por si só, que todas as obrigações acessórias tenham sido dispensadas. A empresa precisa verificar quais informações são efetivamente exigíveis para o documento, regime e período correspondente.
Além disso, as especificações técnicas relacionadas à futura vinculação entre documentos fiscais e transações de pagamento seguem em desenvolvimento e publicação. Dessa forma, o contador precisa provisionar testes de XML, cadastros, integrações e identificadores conforme os leiautes e cronogramas efetivamente disponibilizados, sem assumir uma única data de homologação para todos os documentos.
Obrigação de informar tributo e nota ao meio de pagamento
No procedimento padrão do split payment, o originador da transação de pagamento deverá transmitir ao prestador de serviço de pagamento informações que permitam vincular a operação à transação financeira e identificar os valores de IBS e CBS incidentes.
A legislação define como originador quem inicia a transação junto ao arranjo de pagamento, podendo ser o pagador ou o recebedor, conforme a natureza do fluxo. Portanto, não é correto atribuir de forma genérica essa obrigação sempre ao comprador, sempre ao vendedor ou exclusivamente à tesouraria.
Consequentemente, a empresa precisa mapear em quais fluxos será responsável por originar ou fornecer as informações necessárias. Assim, as obrigações contábeis criadas pelo novo sistema de pagamentos incluem um protocolo interno: quem prepara os dados, quem confere e quem mantém as evidências quando a empresa tiver participação nesse fluxo.
Por outro lado, o MEI segue as regras próprias do regime e não possui a opção pelo regime regular ou híbrido de IBS e CBS prevista para as demais microempresas e empresas de pequeno porte.
Já as empresas do Simples Nacional, a partir de 2027, podem manter IBS e CBS dentro do recolhimento unificado ou, nas janelas previstas, optar pela apuração desses dois tributos pelo regime regular. A aplicação prática do split payment às operações desses contribuintes deverá observar o regime escolhido e os atos específicos de implementação do mecanismo.
Portanto, o plano de contas e o relatório gerencial precisam conseguir distinguir operações submetidas a tratamentos tributários diferentes, sem presumir que toda operação do Simples ou do MEI sofrerá split payment da mesma forma.
Nesse ponto, a leitura conjunta com o artigo Simulação do Split Payment em uma Venda de Produtos e Serviços ajuda a equipe a enxergar o efeito no valor líquido creditado e na conciliação bancária.
Conciliação bancária, receita líquida e créditos de CBS e IBS
Quando o split ocorrer, o valor efetivamente disponibilizado ao fornecedor poderá ser menor do que o valor bruto da operação. Portanto, uma conciliação que confronte apenas o valor total do documento com o valor creditado no extrato deixa de ser suficiente.
Em seguida, a contabilidade precisa conseguir identificar o valor da operação, o montante de IBS e CBS segregado, o líquido disponibilizado e os efeitos na apuração. A forma específica de estruturação das contas e dos eventos contábeis dependerá do plano de contas e dos controles da empresa; a legislação tributária não determina um plano de contas padronizado específico para o split payment.
Além disso, no regime regular, o crédito do adquirente segue as regras dos artigos 47 e 48 da LC nº 214/2025. Em regra, a apropriação está relacionada à extinção dos débitos de IBS e CBS relativos à operação de aquisição, além dos demais requisitos legais.
Enquanto não houver sido implementada nenhuma das modalidades previstas no art. 48 — split payment ou recolhimento pelo adquirente — a legislação dispensa o requisito da extinção para apropriação do crédito, condicionando-a ao destaque correto do IBS e da CBS no documento fiscal eletrônico.
Portanto, não é correto resumir o sistema à ideia de que “pagar gera crédito e não pagar trava o crédito”. Existem diferentes modalidades de extinção dos débitos e regras próprias para a apropriação.
Consequentemente, a tesouraria precisa cruzar prazo de recebimento, prazo de pagamento a fornecedores, apropriação de créditos e momento da eventual segregação. Para proteger a liquidez nesse desenho, o conteúdo Como Preservar o Capital de Giro Durante a Transição Tributária detalha políticas de prazo, estoque e renegociação que conversam diretamente com essas obrigações contábeis.
Obrigações do adquirente quando o split falha ou não se aplica
No procedimento padrão, antes da disponibilização dos recursos ao fornecedor, o prestador de serviço de pagamento ou a instituição operadora consulta os sistemas da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS para identificar o montante a segregar.
Se essa consulta não puder ser realizada, a própria LC nº 214/2025 prevê procedimento de contingência: o prestador segrega e recolhe os valores com base nas informações recebidas, e posteriormente Receita Federal e Comitê Gestor calculam o montante correto e transferem ao fornecedor eventual excesso.
Esse procedimento não deve ser confundido com o procedimento simplificado. O procedimento simplificado é uma modalidade própria, baseada em percentual preestabelecido sobre o valor das operações, nas condições determinadas pela legislação e regulamentação.
Além disso, quando o pagamento ao fornecedor utilizar instrumento que não permita o split payment, o adquirente que seja contribuinte do IBS e da CBS pelo regime regular poderá optar por recolher os tributos incidentes sobre aquela operação nos termos do art. 36 da LC nº 214/2025.
Portanto, não existe regra geral segundo a qual dinheiro, cheque ou falha do split transformem automaticamente o adquirente em responsável obrigatório pela retenção e recolhimento.
Assim, o contas a pagar pode adotar controles internos que impeçam a realização de pagamentos sem os documentos e informações fiscais necessários quando isso for relevante à operação. Dessa forma, as obrigações contábeis criadas pelo novo sistema de pagamentos também exigem atenção do comprador, mas sempre conforme a modalidade aplicável.
Rotina contábil diária, semanal e mensal na transição
Agenda prática para 2026 e 2027
Primeiro, revise o cadastro de produtos e serviços e relacione NCM, códigos aplicáveis e cClassTrib conforme a natureza de cada operação. Em seguida, treine o faturamento para validar internamente os campos de IBS e CBS quando eles forem exigíveis para o documento e regime da empresa, mesmo nas situações em que a regra técnica não provoque rejeição automática.
Depois, crie um relatório de documentos emitidos versus pagamentos recebidos, preparando coluna específica para os valores segregados quando o split payment passar a ser aplicado às respectivas operações.
Além disso, acompanhe os ambientes de homologação e os leiautes de vinculação entre documentos fiscais e pagamentos à medida que forem disponibilizados. No entanto, não presuma que operações B2B, vendas a consumidor final, cartões, Pix, boleto e recebimentos em espécie entrarão no mecanismo na mesma etapa.
Consequentemente, o fechamento mensal precisa estar preparado para trilhas diferentes de conciliação conforme os meios de pagamento, o regime e a etapa de implementação.
Por outro lado, o varejo e os serviços sentem o desenho de caixa de modos distintos. O artigo Varejo ou Serviços: Qual Setor Sentirá Mais o Novo Recolhimento? explica por que o prazo médio e o mix de meios de pagamento alteram o peso dessas obrigações.
Responsáveis, sistemas e evidências que o Fisco vai exigir
A responsabilidade de segregar e recolher os valores de IBS e CBS no split payment cabe aos prestadores de serviços de pagamento e às instituições operadoras de sistemas de pagamento nas operações abrangidas.
Contudo, esses agentes não se tornam, por esse motivo, responsáveis tributários pelo IBS e pela CBS incidentes sobre as operações que liquidam. Além disso, o split payment não afasta a responsabilidade do sujeito passivo pelo pagamento de eventual saldo de IBS e CBS ainda devido.
Portanto, a empresa precisa assegurar a integridade das informações fiscais pelas quais seja responsável. O contrato com ERP, software house, integradores e prestadores de pagamento deve considerar versão de leiaute, prazo de correção, disponibilidade e trilha de auditoria. Assim, a Valora Consultoria recomenda ata de responsabilidade cruzada entre fiscal, contábil, TI e tesouraria.
Ademais, a LC nº 214/2025, após as alterações promovidas pela LC nº 227/2026, passou a disciplinar expressamente infrações e penalidades relativas ao descumprimento de obrigações principais e acessórias do IBS e da CBS.
Especificamente para 2026, se for lavrado auto de infração por descumprimento das obrigações acessórias previstas no art. 341-G, o sujeito passivo deverá ser intimado para suprir a omissão no prazo de 60 dias. Se atender à intimação nesse prazo, a penalidade imposta será extinta.
Portanto, esse prazo de 60 dias é uma regra específica da transição de 2026 e não deve ser apresentado como prazo geral de correção de qualquer erro fiscal em qualquer exercício.
Dessa forma, manter repositório organizado de XMLs, eventos, registros das integrações e documentos financeiros relevantes ajuda a demonstrar o cumprimento das obrigações e a reconstruir a operação em eventual fiscalização.
Consulte o texto consolidado da Lei Complementar 214/2025 no Planalto e acompanhe os atos conjuntos da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS para validar cada nova exigência de leiaute. Sempre que a norma avançar, solicite uma avaliação com o time técnico antes de alterar o ERP em produção.
Impacto econômico e operacional das novas obrigações
O Banco Mundial já apontava o Brasil entre os países que mais consumiam horas para calcular e recolher tributos. No entanto, o split payment aproxima o recolhimento de IBS e CBS da liquidação financeira nas operações abrangidas e reduz a disponibilidade temporária da parcela tributária para o fornecedor. Portanto, o impacto econômico das obrigações contábeis criadas pelo novo sistema de pagamentos aparece no capital de giro, no custo de integração e no tempo de conciliação.
Além disso, operações com meios de pagamento eletrônicos poderão ser incorporadas ao split payment em etapas distintas. Consequentemente, não é seguro afirmar que todo o B2B em Pix, TED e boleto necessariamente sentirá o mecanismo antes do varejo em cartão até que os atos de implementação definam cada etapa.
O planejamento orçamentário precisa, portanto, trabalhar com cenários: operações ainda fora do split payment e operações em que parte do faturamento já seja liquidada com segregação de IBS e CBS.
Dessa forma, a Valora Consultoria trabalha simulações de caixa e checklists de obrigação acessória sem tratar o tema como produto de prateleira. Fale com um especialista para dimensionar o esforço do seu mix de operações.
Passos claros para adequar a escrituração agora
Mapeie todas as naturezas de operação e classifique cada uma como sujeita a CBS e IBS, fora do campo de incidência ou em regime específico. Depois, avalie a necessidade de ajustar o plano de contas para identificar adequadamente IBS a recolher, CBS a recolher, valores segregados na liquidação e créditos tributários. Em seguida, documente o fluxo de aprovação do faturamento.
A legislação não impõe, de forma geral, uma nomenclatura específica de contas contábeis para o split payment. Portanto, o desenho precisa respeitar as normas contábeis aplicáveis e permitir conciliação, rastreabilidade e adequada apresentação das operações.
Além disso, treine o comercial para não prometer prazo de recebimento como se o valor bruto da operação correspondesse necessariamente ao valor que ficará disponível depois da liquidação. No entanto, evite alterar preço sem revisar contrato e política comercial. Assim, a empresa reduz atrito com cliente e fornecedor ao mesmo tempo em que cumpre as obrigações contábeis criadas pelo novo sistema de pagamentos.
Por fim, institua comitê quinzenal de reforma tributária com fiscal, contábil, TI e tesouraria. Consequentemente, cada nota técnica nova encontra dono antes de virar rejeição, multa ou caixa negativo.
Erros frequentes que geram obrigação descumprida
Muitas empresas tratam o grupo IBS/CBS como campo opcional porque determinadas regras de rejeição automática foram flexibilizadas em 2026. No entanto, a suspensão de uma regra técnica de rejeição não equivale à revogação de todas as obrigações acessórias relacionadas ao IBS e à CBS.
Portanto, XML aceito tecnicamente não significa, por si só, que todas as obrigações tributárias foram cumpridas. É necessário observar o cronograma, o regime e as informações exigíveis para o respectivo documento.
Outro erro recorrente mistura no mesmo relatório vendas com tratamentos tributários distintos, operações de contribuintes submetidos a regimes diferentes e recebimentos sujeitos a fluxos financeiros próprios. Assim, a tesouraria não consegue explicar a diferença entre faturamento e caixa. Consequentemente, o fechamento atrasa e a diretoria toma decisão com número errado.
Além disso, equipes deixam o comercial prometer desconto financeiro sem recalcular o efeito do valor líquido nas operações que venham a ser submetidas ao split. Dessa forma, a margem contratada no papel pode não refletir o caixa disponível. A Valora Consultoria insiste: preço, prazo e meio de pagamento precisam nascer juntos na proposta comercial.
Governança interna para sustentar as novas obrigações
Crie uma matriz RACI simples. O fiscal responde pelo leiaute e pela classificação tributária. O contábil responde pelo plano de contas e pela conciliação. A tesouraria e as áreas responsáveis pelos pagamentos precisam assegurar que as informações necessárias ao fluxo financeiro sejam corretamente disponibilizadas quando a empresa atuar como originadora da transação. A TI responde pela versão do ERP e pelos testes de homologação.
Em seguida, publique um procedimento de contingência para situações de falha na vinculação entre transação financeira e informações fiscais. Sem esse roteiro, o operador pode cancelar ou refazer cobranças sem critério. Portanto, a evidência se perde e a conciliação fica incompleta.
Ademais, registre internamente cada atualização relevante de nota técnica e as providências adotadas. Assim, a empresa mantém evidência de sua governança e do processo de adequação, sem que esse registro, isoladamente, afaste eventual responsabilidade por descumprimento de obrigação legal.
Fale com um especialista para montar essa governança sem inflar a estrutura.
Como evidenciar o cumprimento perante a fiscalização
Guarde os documentos fiscais eletrônicos, retornos e eventos de autorização, registros das informações transmitidas aos participantes do pagamento quando aplicáveis e documentos financeiros necessários à conciliação. Depois, estabeleça meios de relacionar esses registros pela chave do documento ou identificador correspondente. Dessa forma, uma auditoria consegue reconstruir o ciclo com mais rapidez.
Por outro lado, evite repositórios pessoais de e-mail. A obrigação é da pessoa jurídica, e a evidência precisa sobreviver à troca de equipe. Consequentemente, use repositório corporativo controlado, com permissões e prazo de guarda compatível com as obrigações legais aplicáveis a cada tipo de documento.
Dúvidas frequentes sobre as obrigações contábeis do novo sistema de pagamentos
Quais obrigações contábeis já valem em 2026 mesmo sem split obrigatório?
Para os contribuintes e documentos abrangidos, 2026 já possui obrigações acessórias relacionadas ao IBS e à CBS conforme a LC nº 214/2025, os atos conjuntos e os leiautes específicos. A Receita Federal orienta a emissão de documentos fiscais eletrônicos com as informações dos novos tributos conforme as regras aplicáveis.
No entanto, em 2026 foram flexibilizadas regras técnicas de validação para diversos documentos, evitando rejeição automática pela ausência de determinados campos. Além disso, as regras de IBS e CBS para optantes do Simples Nacional produzem efeitos, em regra, a partir de 1º de janeiro de 2027. Portanto, o checklist precisa ser montado por documento e regime, e não como obrigação idêntica para todas as empresas.
A Valora Consultoria organiza o checklist por tipo de documento fiscal da sua operação.
Minha empresa precisa alterar o plano de contas por causa do split payment?
Pode precisar adaptar o plano de contas e os controles contábeis para conciliar o valor da operação, o IBS e a CBS segregados, o líquido recebido e os créditos correspondentes. No entanto, a legislação tributária não impõe uma nomenclatura única de contas específica para o split payment. Fale com um contador agora para desenhar o elenco de contas adequado à operação.
O comprador também assume obrigação contábil no novo sistema de pagamentos?
O comprador precisa manter controles adequados sobre suas aquisições e créditos. Além disso, se for contribuinte do IBS e da CBS pelo regime regular e utilizar instrumento de pagamento que não permita o split, poderá optar pelo recolhimento dos tributos da operação conforme o art. 36 da LC nº 214/2025.
Essa possibilidade não significa que todo comprador seja obrigado a reter IBS e CBS quando houver falha do procedimento padrão. A própria legislação prevê tratamento específico para a indisponibilidade da consulta no split payment.
Como o Simples Nacional e o MEI entram nessa rotina?
A partir de 2027, as empresas do Simples Nacional podem manter IBS e CBS dentro da guia unificada ou optar, nos períodos previstos, por apurar e recolher esses dois tributos pelo regime regular.
O MEI não possui a opção pelo regime regular ou híbrido de IBS e CBS. A aplicação do split payment deve observar a disciplina específica de cada regime e os atos de implementação. Dessa forma, o relatório gerencial precisa separar os diferentes tratamentos. Saiba mais sobre custos e enquadramento falando com um especialista.
O que acontece se o XML for emitido sem os campos de CBS e IBS?
Em 2026, determinadas regras de validação foram flexibilizadas para que diversos documentos fiscais não sejam automaticamente rejeitados pela ausência dessas informações. No entanto, isso não significa dispensa geral das obrigações acessórias.
A dispensa do recolhimento das alíquotas de teste de 2026 é condicionada ao cumprimento das obrigações acessórias previstas na legislação. Além disso, se houver auto de infração por descumprimento das obrigações do art. 341-G durante 2026, a LC nº 214/2025 prevê intimação para correção no prazo de 60 dias e extinção da penalidade caso a omissão seja sanada nesse prazo.
Portanto, autorização técnica do XML não deve ser confundida com cumprimento integral da obrigação fiscal.
Quando o split deixa de ser facultativo?
Não existe uma data única e universal de obrigatoriedade já aplicável a todos os meios de pagamento e operações. A LC nº 214/2025 determina implementação gradual e permite que ato conjunto da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS estabeleça hipóteses em que a adoção seja facultativa.
Além disso, para operações com adquirentes que não sejam contribuintes do regime regular, a lei determina que o mecanismo entre em funcionamento simultaneamente para os principais instrumentos de pagamento eletrônico utilizados nessas operações.
Portanto, acompanhe os atos conjuntos para identificar quando cada fluxo da sua empresa passa efetivamente a ser abrangido.
Como a Valora Consultoria apoia a implantação dessas obrigações?
O time cruza documento fiscal, fluxo de caixa e conciliação bancária, sem vender pacote genérico. Assim, a empresa recebe priorização por risco: cadastro, XML, tesouraria e evidência. Fale com um especialista para começar o diagnóstico.
Dicas acionáveis para o fechamento não quebrar
Primeiro, estabeleça validações internas para impedir emissão de documentos sem cClassTrib e demais informações exigíveis para aquela operação. Em seguida, exija no contas a receber os identificadores necessários à conciliação conforme os fluxos aplicáveis. Depois, reconcilie documentos com split, documentos sem split e demais formas de recebimento conforme o mecanismo for implantado.
Além disso, quando a empresa for responsável por originar ou transmitir informações da transação, mantenha evidência dos dados enviados ao prestador ou arranjo de pagamento.
Por outro lado, evite compensar diferenças de extrato em conta genérica de “outras receitas” sem identificar a origem. Essa prática pode esconder valores tributários, taxas, estornos ou diferenças de conciliação. Portanto, investigue e classifique cada diferença conforme sua natureza.
A obrigação nasce no dado, não só no banco
O novo sistema de pagamentos não precisa estar integralmente implantado para exigir preparação contábil e fiscal. Obrigações documentais de IBS e CBS já seguem cronogramas próprios em 2026, enquanto vinculação de transações, conciliação do líquido e guarda de evidências integram a preparação para o split payment.
No entanto, é importante separar os conceitos: destacar ou informar tributos quando exigido é obrigação fiscal; parametrizar contas internas, criar relatórios de conciliação e estruturar determinados controles são procedimentos de gestão e contabilidade necessários para suportar a nova operação, mas não constituem automaticamente obrigações acessórias autônomas previstas em lei.
Além disso, o desenho gradual do split payment premia quem mapeia o mix de recebimentos agora. Consequentemente, a Valora Consultoria reforça o convite: fale com um contador agora, revise o checklist fiscal-financeiro e solicite uma avaliação antes de a plataforma pública processar as primeiras liquidações aplicáveis à sua carteira.